Задачи и функции

Задачи и функции отдела

Организационный отдел Аппарата Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области  (далее - Отдел) является структурным подразделением Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области  (далее - Администрация), утверждаемым решением Вяземского окружного Совета депутатов.

Основными функциями отдела является:

- обеспечение координации и контроля над организационно-распорядительными функциями и административно-хозяйственной деятельностью Администрации;

- исполнение и обеспечение полномочий Администрации в сфере  делопроизводства, осуществление   методического руководства работой по ведению делопроизводства в структурных подразделениях Администрации;

- организация эффективной системы учета и прохождения корреспонденции, предложений, заявлений и жалоб граждан, писем организаций,  осуществление контроля за своевременностью рассмотрения и правильностью разрешения поставленных в обращениях граждан и организаций вопросов;

- осуществление контроля и координации работы  за ведением делопроизводства и работой с обращениями и заявлениями граждан, организаций в структурных подразделениях  Администрации, за соблюдением установленного порядка работы с документами и исполнительской дисциплиной сотрудников Администрации;

- организационно-техническое и документальное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Главой муниципального образования и мероприятий с его участием;

- обеспечение структурных подразделений Администрации бланками документов, печатями и штампами, вывесками, печатной продукцией, канцелярскими принадлежностями, нормативным, информационным и справочным материалом, включая специальную и справочную литературу, периодические издания;

- организация ведения похозяйственного учёта Вяземского района Смоленской области в Администрации, осуществление контроля за соблюдением формы и порядка ведения похозяйственных книг на территории муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области.

1. Исполнение и обеспечение полномочий Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области в сфере делопроизводства

Одной из основных функций отдела является осуществление и обеспечение своевременного приема, регистрации и передачи по назначению входящей корреспонденции от юридических лиц, обращений и заявлений граждан, а также  отправку исходящей корреспонденции за подписью Главы муниципального образования и его заместителей.

Отдел осуществляет контроль в структурных подразделениях Администрации   за сроками прохождения, правильностью оформления и исполнения документов от юридических лиц и граждан. В целях эффективной организации работы сотрудников всей Администрации отдел осуществляет учет, анализ, обобщение результатов выполнения документов по существу вопросов и срокам исполнения, своевременно информирует заместителя Главы муниципального образования по организационным вопросам, руководителей структурных подразделений о состоянии выполнения контрольных документов. С этой целью отдел использует методы устных и письменных напоминаний разработчикам и исполнителям об истечении сроков исполнения документов, формирует и направляет служебные записки и предупредительный контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в структурные подразделения Администрации и заместителям Главы муниципального образования. Данная работа отделом ведётся регулярно.

Вся поступающая в отдел информация и корреспонденция прочитывается и анализируется, что в дальнейшем способствует осуществлению контроля за правильностью подготовки проектов писем Главы муниципального образования и его заместителей. Сотрудники отдела сами принимают участие в разработке, по указанию Главы муниципального образования, проектов писем и других документов.  

Отдел осуществляет регистрацию корреспонденции, поступившую в Администрацию на имя Главы муниципального образования и его заместителей посредством всех видов связи (почта, электронная почта, система электронного документооборота в органе исполнительной власти Смоленской области (далее - СЭД ОИВ Смоленской области).

Сотрудники отдела обеспечивают своевременную распечатку, копирование, оперативное размножение, рассылку корреспонденции, согласно резолюции Главы муниципального образования и его заместителей.

С целью совершенствования работы сотрудники отдела обобщают и анализируют информацию об общем объеме документооборота в Администрации и разрабатывают предложения по его оптимизации.

        Отдел ежедневно осуществляет комплектование, учет и обеспечение сохранности в течение установленного срока документов и переписки по ним, формирует архив использованных в работе документов, готовит их к передаче на муниципальное хранение в архивный отдел.

Сотрудники отдела принимают участие в разработке муниципальных правовых актов (положений, инструкций), регламентирующих организацию делопроизводства в Администрации, оказывают методическую и консультационную помощь в организации работы с документами в структурных подразделениях Администрации.

Отдел проводит проверку структурных подразделений Администрации по ведению делопроизводства, и по работе с обращениями и заявлениями граждан, информирует Главу муниципального образования о результатах проверки.

Отдел осуществляет контроль за предоставлением структурными подразделениями Администрации ежемесячных перспективных планов работы, на основании которых сотрудники отдела составляют ежемесячные сводные планы основных мероприятий Администрации.

2. Учёт и прохождение входящей и исходящей корреспонденции от юридических лиц в адрес Администрации муниципального образования

«Вяземский муниципальный округ» Смоленской области

Отдел осуществляет ежедневный контроль в отделах Администрации за сроками прохождения, правильностью оформления и исполнения документов от юридических лиц. Составляет и отправляет письма-напоминания в отделы Администрации о неисполненных письмах, документах и обращениях.

Оказывает методическую помощь в организации работы с документами в отделах Администрации.

Вся поступившая корреспонденция от юридических лиц регистрируется, загружается в СЭД ОИВ, передаётся на визирование руководству, расписывается в СЭДе, затем рассылается по структурным подразделениям для исполнения и хранится в делах архива. Отделом организованы и постоянно пополняются, контролируются, курируются 44 почтовых ячейки для оперативного документооборота корреспонденции для структурных подразделений Администрации, территориальных сельских комитетов, муниципальных учреждений и предприятий, окружного Совета депутатов.

Организационный отдел взаимодействует с окружным Советом депутатов,  сельскими комитетами, учреждениями и организациями, с другими структурными подразделениями администрации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

В организационном отделе  осуществляется прием входящей корреспонденции, в том числе путем электронной почты (СЭД), её регистрация, направление на рассмотрение руководителям администрации полученной корреспонденции, своевременную передачу корреспонденции в соответствии с резолюцией руководителя на исполнение в структурные подразделения администрации, обеспечивается рассылку исходящей корреспонденции, в том числе и заказным путем, осуществляется  контроль за соблюдением сроков предоставления ответов на письма, а также своевременным исполнением поручений руководителя администрации. Для оперативного исполнения документа одновременно несколькими исполнителями размножаются входящие документы, а также производится поиск и выдача запрашиваемой информации для структурных подразделений, предприятий и вышестоящих организаций.

3. Учёт и прохождение обращений граждан в адрес

Администрации муниципального образования

«Вяземский муниципальный округ» Смоленской области

         Работа по рассмотрению обращений граждан в Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области проводится в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области.

4. Регистрация договоров, муниципальных контрактов и соглашений Администрации муниципального образования

«Вяземский муниципальный округ» Смоленской области

Одной из функций, возложенных на отдел, является рассмотрение пакета документов, предварительное комплектование, оценка полноты представленной информации и дальнейшая регистрация договоров, муниципальных контрактов и соглашений, заключённых Главой муниципального образования и направленных на обеспечение государственных и муниципальных нужд.

Целью выполнения данной функции в отделе становится обеспечение своевременной передачи по назначению копий договоров, муниципальных контрактов и соглашений после их регистрации, обеспечение     организации     своевременного          прохождения рассмотрения служебных документов, хранение подлинников договоров, муниципальных контрактов, соглашений и приложений к ним.

В отделе имеется архив заключённых договоров, также на бумажном носителе формируется архив муниципальных контрактов, заключённых в соответствии с п.4 части 1 статьи 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», которые подписываются Главой муниципального образования по результатам проведённых аукционов в электронной форме, конкурсных отборов и процедур, запросов котировок на выполнение работ, заказов и услуг.

Неотъемлемой частью регистрируемого договорного пакета документов и архива отдела являются соглашения о передаче отдельных полномочий Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области от городского и сельских комитетов и обратно, дополнительные соглашения о внесении изменений в договора и муниципальные контракты, соглашения о расторжении муниципальных контрактов и договоров, договора о взаимодействии с муниципальными образованиями, органами исполнительной власти, государственными учреждениями.

5. Ведение похозяйственного учёта в Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области

Также одной из функций отдела является ведение учёта личных подсобных хозяйств на территории Вяземского муниципального округа Смоленской области, осуществление экспертизы документов, сведений и данных для внесения в похозяйственные книги и электронную базу данных, в алфавитные книги.

Отдел ведёт перезакладку данных книг похозяйственного учёта сроком на 5 лет, на основании которых ежедневно осуществляется выдача населению справок и выписок из похозяйственных книг.

Сотрудниками отдела был разработан перечень документов для ведения похозяйственных книг, разработаны справки, разработан реестр похозяйственных книг всех объектов Вяземского городского поселения, разработан реестр алфавитных книг. 

Все данные похозяйственных книг заносятся в электронную базу.

         Ежедневно сотрудниками отдела осуществляется личный приём граждан, по запросам которых выдаются справки на основе данных книг похозяйственного учета:

- справка о месте жительства;

- справка о движении жильцов;

- справка о зарегистрированных лицах на день смерти;

- выписка из лицевого счета похозяйственной книги;

- справка о наследовании.

         Все необходимые справки выдаются в Администрации только на основании данных книг похозяйственного учета, которые вносятся туда после экспертизы подлинных документов домовладельцев и зарегистрированных лиц.

         Для регистрации и заведения лицевого счета в похозяйственной книге, граждане предоставляют следующие документы:

         - документы, удостоверяющие личность граждан, зарегистрированных на данной площади (дополнительно: для владельцев – ИНН, для пенсионеров – удостоверения, для новорожденных в возрасте до 1 года – свидетельство о рождении);

         - домовую книгу;

         - документы на дом и землю устанавливающие право собственности.  

         Все действия сотрудников отдела, имеющих доступ к данной информации, основываются на принципах конфиденциальности условий обработки персональных данных и регламентируются Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ                                 «О персональных данных» и защищены от постороннего воздействия.

6. Обеспечение структурных подразделений Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области бланками документов, канцелярскими принадлежностями, печатями, штампами, журналами, периодическими изданиями, вывесками, информационными и справочными материалами

На отдел возложены функции разработки макетов, сбор заявок и осуществления заказов на изготовление типовых бланков, форм документов, журналов регистрации корреспонденции, печатей и штампов, вывесок, справочников для служебного пользования Администрации.

Отдел формирует и оформляет подписку на периодические издания (газеты, журналы), осуществляет получение и их рассылку структурным подразделениям Администрации.

         Обеспечение структурных подразделений Администрации канцелярскими товарами и принадлежностями также входит в функции отдела. Сотрудниками отдела формируется сводная информация о необходимых канцелярских товарах и принадлежностях для подразделений Администрации.

         Сотрудниками отдела разрабатываются тексты и формы поздравительных адресов, телеграмм, приглашений, открыток почётным гражданам города и района, ветеранам, организациям, учреждениям к праздничным и памятным датам.

7. Организационное обеспечение мероприятий проводимых

с участием или по поручению Главы муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области

На отдел возложена функция осуществления организационного обеспечения мероприятий, проводимых с участием или по поручению Главы муниципального образования. Помимо регулярных заседаний, совещаний, комиссий, собраний, рабочих групп и встреч в здании Администрации с участием руководства, сотрудники отдела принимают участие в организации и проведении торжественных городских, районных, областных и межрегиональных мероприятий.

Отдел оказывает содействие избирательным комиссиям разных уровней в организации подготовки и проведения на территории Вяземского муниципального округа Смоленской области референдумов и выборов Президента РФ, депутатов Государственной Думы РФ, депутатов областной Думы, муниципальных выборов.

        Сотрудниками отдела формируются общие и запасные списки кандидатов в присяжные заседатели в суды разных уровней от муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области. Списки формируются один раз на 4 года. Корректируются ежегодно.