Постановления Администрации муниципального образования "Вяземский муниципальный округ" 2025

28.01.2025 16:12 Постановление от 27.01.2025 № 70

Администрация муниципального образования

«Вяземский муниципальный округ» Смоленской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 27.01.2025 № 70

Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ»  Смоленской области

В соответствии с решением Вяземского окружного Совета депутатов                    от 25.12.2024 № 84 «Об утверждении структуры Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области,

Администрация муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области.

2. Признать утратившим силу постановления Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области:

 - от 31.12.2010 № 1260 «Об утверждении Положения в архивном отделе Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области».

 - от 29.12.2014 № 2017«О внесении изменений в Положение об архивном отделе Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области»,

 - от 16.06.2017 № 1245«О внесении изменений в Положение об архивном отделе Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области»,

 - от 07.02.2020 № 163 «О внесении изменений в Положение об архивном отделе Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области».

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области – руководителя Аппарата Администрации муниципального образования Ильину И.Р.

Глава муниципального образования

«Вяземский муниципальный округ»

Смоленской области                                                                             О.М. Смоляков

УТВЕРЖДЕНО

постановлением       Администрации

муниципального            образования

«Вяземский муниципальный округ»

Смоленской области

от 27.01.2025 № 70

ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» (далее – Архивный отдел) является структурным подразделением Администрации «Вяземский муниципальный округ» (далее – Администрация) - исполнительного органа местного самоуправления без статуса юридического лица, созданным для выполнения функции местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности органов представительной и исполнительной власти муниципального образования, действующих в соответствии с его Уставом, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий и граждан.

1.2. В своей деятельности архивный отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Федеральным Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон), постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, областными законами и иными правовыми актами Смоленской области, Уставом муниципального образования «Вяземский муниципальный округ», иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, административным регламентом (Оформление и выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок).

1.3. Положение об Архивном отделе утверждается постановлением Администрации.

1.4. Архивный отдел содержится за счет бюджета муниципального образования. Штатная численность архивного отдела определяется штатным расписанием, утвержденным распоряжением Администрации.

1.5. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Смоленской области (при реализации программ развития архивного дела) и иные средства.

1.6. Архивный отдел пользуется печатью, угловым штампом в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий и выписок из документов в установленном порядке. Форма печати, используемая в Архивном отделе, устанавливается нормативным актом Администрации.

1.7. Архивный отдел имеет бланки с указанием своего наименования и изображением герба субъекта Российской Федерации.

1.8. Отдел подчиняется непосредственно заместителю Главы муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области – руководителю Аппарата Администрации муниципального образования в соответствии с полномочиями, распределенными регламентом Администрации.

1.9. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в районе. Архивный отдел хранит, организует учет, комплектование и использование документов Архивного фонда Смоленской области, отражающих историю района.

1.10. Указания Архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории района для учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности.

2. Состав документов

2.1. Архивный отдел хранит:

2.1.1. Документы государственной части Архивного фонда Смоленской области, образовавшиеся в деятельности районных, городских и других органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности;

2.1.2. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей района, города, поступившее на законном основании в муниципальную собственность;

2.1.3. Документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника;

2.1.4. Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие, фонды Архивного отдела.

2.2. Архивный отдел хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Смоленской области поступают на хранение в Архивный отдел на основе договоров, заключенных между собственниками документов и Архивным отделом, действующим от имени Администрации.

2.4. Архивный отдел при наличии свободных хранилищ по согласованию с Администрацией может принимать на договорной основе на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а также общественных организаций и граждан.

3. Основные задачи

Основными задачами Архивного отдела являются:

3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Смоленской области, хранящихся в Архивном отделе;

3.2. Комплектование Архивного отдела документами Архивного фонда Смоленской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;

3.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов;

3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве представительного органа, органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений района, города; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

3.5. Контроль за соблюдением муниципальными учреждениями законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Смоленской области, органов местного самоуправления в области архивного дела, а также на основании соглашения (договора) между Министерством культуры и туризма Смоленской области и Администрацией - за соблюдением действующего законодательства другими учреждениями - источниками комплектования Архивного фонда Смоленской области, расположенными на территории района.

4. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в Министерство культуры и туризма Смоленской области по установленным формам сведения о хранящихся в Архивном отделе фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

4.2. Разрабатывает и по согласованию с Министерством культуры и туризма Смоленской области представляет на утверждение Администрации списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в Архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;

4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Архивном отделе;

4.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архивного отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

4.5. Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения района о составе и содержании документов Архивного отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;

4.6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы Архивного отдела органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;

4.7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования, а также на основании соглашения (договора) между Министерством культуры и туризма Смоленской области и Администрацией - за работой других ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории района; ведет в установленном порядке государственный учет документов Архивного фонда Смоленской области, хранящихся в учреждениях-источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории района;

4.8. Информирует Администрацию, Министерство культуры и туризма Смоленской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства в сфере архивного дела;

4.9. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры и туризма Смоленской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в Архивный отдел, положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений-источников комплектования; инструкции по делопроизводству;

4.10. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, а также деятельности экспертных комиссий;

4.11. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архивного отдела;

4.12. Внедряет в практику работы Архивного отдела нормативно-методические документы по архивному делу, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

5. Права

Архиву предоставляется право:

5.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию Архивного отдела;

5.2. Получать от учреждений-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.3. Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых Администрацией, ее структурными подразделениями, по вопросам работы ведомственных архивов, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий;

5.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждения, организации и предприятия для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда Смоленской области;

5.6. Вносить на рассмотрение Администрации предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела;

6. Организация работы

 6.1. Архивный отдел возглавляет начальник, являющийся муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенном Уставом муниципального образования, настоящим Положением обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела;

6.2. Начальник Архивного отдела назначается и освобождается от должности  распоряжением Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области по представлению заместителя Главы муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области (курирующим данное структурное подразделение) в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и действующим законодательством о муниципальной службе;

6.3. Начальник архивного отдела:

6.3.1. Организует деятельность Архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архивный отдел задач;

6.3.2. Отчитывается о работе Архивного отдела и состоянии архивного дела в районе перед Администрацией, Министерством культуры и туризма Смоленской области.

6.4. Деятельность Архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе годового плана работы, утвержденного Администрацией, рекомендаций Министерства культуры и туризма Смоленской области.

6.5. Архивный отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления района, учреждениями и организациями.

6.6. Обеспечение Архивного отдела помещениями, отвечающими требованиям постоянного (длительного) хранения документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других, необходимых для работы условий, осуществляется Администрацией за счет местных бюджетных ассигнований.

6.7. Ликвидация и реорганизация Архивного отдела осуществляется Администрацией.

Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидируемого или реорганизуемого Архивного отдела, передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Смоленской области.

 

• Постановление от 27.01.2025 № 70 docx (52.16 KB) Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области