- Главная
- Структура
- Организационный отдел
- Постановление от 13.01.2025 № 3
Постановление от 13.01.2025 № 3
Администрация муниципального образования
«Вяземский муниципальный округ»
Смоленской области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13.01.2025 № 3
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области
В целях совершенствования системы делопроизводства и повышения эффективности работы с документами, в соответствии с требованиями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 № 2004 – ст, приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»,
Администрация муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области.
2. Признать утратившим силу постановления Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области:
- от 19.07.2019 № 1022 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области».
- от 18.12.2024 № 2388 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области».
3. Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2025 года.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области – руководителя Аппарата Администрации Ильину И.Р.
Глава муниципального образования
«Вяземский муниципальный округ»
Смоленской области О.М. Смоляков
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Администрации
муниципального образования
«Вяземский муниципальный округ»
Смоленской области
от 13.01.2025 № 3
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
в Администрации муниципального образования
«Вяземский муниципальный округ» Смоленской области
- ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области (далее – Инструкция) разработана в соответствии с требованиями Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 № 2004 – ст, приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях».
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области (далее – Администрация).
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех работников Администрации.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в Администрации возлагается на заместителя Главы муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением порядка работы с документами в Администрации осуществляется специалистом организационного отдела, ответственным за делопроизводство в Администрации муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области.
1.7. Ответственность за организацию работы с документами и соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований к работе с документами в структурных подразделениях Администрации несут руководители этих структурных подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации осуществляется делопроизводителем или работником структурного подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее – делопроизводитель структурного подразделения).
1.8. Требования по организации работы с обращениями граждан в Администрации устанавливаются Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации».
1.9. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными инструкциями.
1.10. Работники Администрации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.
1.11. При утрате документов делопроизводитель структурного подразделения информирует руководителя структурного подразделения и заместителя Главы муниципального образования, после чего организуется розыск документов.
Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Правовые и организационные акты, письма и другие документы (далее – документы), создаваемые в Администрации, должны соответствовать требованиям Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 - 2016, утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 № 2004 - ст, ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р ИСО 15489 -1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», утвержденными Приказом Росстандарта от 26.03.2019 №101-ст.
Документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта № 12,13,14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал, абзацный отступ текста документов -1,25 см.
Интервал между буквами в словах – обычный.
Интервал между словами - один пробел.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.
Для оформления табличных материалов допускается использовать шрифты меньших размеров.
Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа имеет следующие размеры полей:
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее - не менее 20 мм.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 10 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля.
Допускается создание документов (кроме правовых актов) на лицевой и оборотной сторонах листа. При двухстороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
2.1. Правила оформления и расположения основных реквизитов документов
2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:
«Герб Смоленской области»;
«Наименование Администрации (структурного подразделения Администрации) или должности лица Администрации (структурного подразделения Администрации)»;
«Справочные данные об Администрации»;
«Наименование вида документа»;
«Дата документа»;
«Регистрационный номер документа»;
«Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;
«Место составления (издания) документа»;
«Гриф ограничения доступа к документу»;
«Адресат»;
«Гриф утверждения документа»;
«Заголовок к тексту»;
«Текст документа»;
«Отметка о наличии приложения»;
«Подпись»;
«Гриф согласования документа»;
«Визы согласования документа»;
«Отметка об электронной подписи»;
«Печать»;
«Отметка об исполнителе»;
«Отметка о заверении копии»;
«Отметка о поступлении документа»;
«Резолюция»;
«Отметка о контроле»;
«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
2.1.2. Реквизит «Герб Смоленской области» размещается на бланках документов в соответствии с областным законом «О гербе и флаге Смоленской области». Герб располагается над серединой наименования Администрации (структурных подразделений Администрации с правом юридического лица).
2.1.3. Реквизит «Наименование Администрации (структурного подразделения Администрации) или должности лица Администрации (структурного подразделения Администрации)» располагается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа.
2.1.4. Реквизит «Справочные данные» содержит почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
Номера телефонов, факсов указываются следующим образом:
(48131) 5-15-88
или (4812) 66-84-63
2.1.5. Реквизит «Наименование вида документа» указывается на всех видах документов, за исключение деловых (служебных) писем. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3 и 4 настоящей Инструкции.
2.1.6. Реквизит «Дата документа» указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.
Если авторами документа являются два или более органов или организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
цифровым – арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно – цифровым способом, например: 5 июня 2016 года (5 июня 2016 г.).
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, на расстоянии 2 межстрочных интервалов.
2.1.7. Реквизит «Регистрационный номер документа» - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
2.1.8. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» включает в себя регистрационный номер и дату входящего документа, на который должен быть дан ответ.
2.1.9. Реквизит «Место составления (издания) документа» указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место её нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
2.1.10. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.
Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.
Например:
Для служебного пользования.
Экз. №2
2.1.11. Реквизит «Адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно – справочных документов (докладных служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 5.3.2 раздела 5 настоящей Инструкции.
2.1.12. Реквизит «Гриф утверждения документа» проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.
При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (пишется без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях регистрационного номера.
|
Пример: |
|
УТВЕРЖДАЮ Глава муниципального образования «Вяземский муниципальный округ» Смоленской области _____________________ И.О. Фамилия (личная подпись) «___»__________________20___ №___
|
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются по самой длинной строке.
Дата утверждения документа проставляется в день его утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне. Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 настоящей Инструкции.
2.1.13. Реквизит «Заголовок к тексту» отражает краткое содержание документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене…», «Об организации…», «О состоянии…»).
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.
2.1.14. Реквизит «Текст документа» отражает основное смысловое содержание документа. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия... постановляет», «собрание... решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции...», «в состав управления входят...», «комиссия провела проверку...»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить...», «представляем на рассмотрение...»);
- от третьего лица единственного числа («администрация не возражает...», «общество считает возможным...»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым...», «предлагаю рассмотреть...»), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
- вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
- заключительная этикетная фраза:
С уважением, ...
2.1.15. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом документа на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов.
Слово «Приложение» печатается с красной строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров.
Пример:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Пример:
|
Приложение: |
|
Если приложение (приложения) сброшюрованы:
Пример:
Приложение:
отчет о НИР в 2 экз.
Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Пример:
Приложение:
письмо Росархива от 05.06.2015 № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.
Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Пример:
Приложение:
CD в 1 экз.
2.1.16. Реквизит «Гриф согласования документа» выражает согласие органа управления или организации, интересы которых затрагивает документ, с содержанием документа – внешнее согласование. Реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (пишется без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.
Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листе документа под текстом;
- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Пример:
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИДАД
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер пис
